Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Appontes GmbH, Rotensteiner Str. 20, 78628 Rottweil, E-Mail: info@appontes.de

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt, weil die gesetzlichen Voraussetzungen dafür nicht vorliegen. Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die Geschäftsführung unter info@appontes.de.

2. Überblick

appontes.ai stellt die Website, die Verwaltung der Kundenkonten und den Vermittlungsdienst (Relay) für den Appontes AI Connector bereit. Das Relay verbindet KI-Assistenten mit dem Connector, den Kunden auf ihrem eigenen Server betreiben. Die Daten aus der Sage 100 bleiben beim Kunden. Für Daten, die das Relay im Auftrag eines Kunden durchleitet, ist der Kunde Verantwortlicher, Appontes ist Auftragsverarbeiter (siehe Auftragsverarbeitungsvertrag).

3. Aufruf der Website

Beim Aufruf verarbeitet der Server technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Statuscode, übertragene Datenmenge, Browserkennung. Zweck ist der sichere Betrieb der Website. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Protokolle werden nach 7 Tagen gelöscht. Schriften und Skripte liefern wir selbst aus; Inhalte von Drittanbietern laden wir nicht nach.

4. Konto und Verwaltung

Bei der Registrierung verarbeiten wir Firma, Name, E-Mail-Adresse und ein Kennwort, das nur als Hash gespeichert wird. Beim zweiten Faktor speichern wir zusätzlich das zugehörige Geheimnis. Außerdem speichern wir die Kennungen und den Verbindungsstatus der Connectoren.

Je Connector speichern wir die Benutzer, die der Administrator des Kunden im Connector für KI-Assistenten freigegeben hat: den Sage-Benutzernamen und einen Prüfwert der E-Mail-Adresse (SHA-256-Hash), nicht die Adresse selbst, dazu die Zeitpunkte der ersten und letzten Nutzung. Damit prüfen wir die Zahl der Benutzerplätze des Abos und finden bei der Anmeldung eines KI-Assistenten den passenden Connector.

Zweck ist die Erfüllung des Vertrags, Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Daten löschen wir nach Ende des Vertrags, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

5. Lizenzen, Bestellung und Rechnung

Seriennummer und Lizenz verwaltet unser Lizenzserver unter license.appontes.de. Dorthin übermitteln wir Firma, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse sowie bei einer Bestellung die Rechnungsanschrift, Telefonnummer und USt-IdNr. Bei einer Bestellung auf Rechnung erhalten Sie Auftragsbestätigung und Rechnung per E-Mail. Der Connector meldet dem Lizenzserver die Nutzung nur pseudonymisiert (ein aus Lizenz und Benutzer gebildeter Prüfwert, kein Name). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO (Vertrag, steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten).

6. Kontaktformular und E-Mail

Schreiben Sie uns über das Kontaktformular, verarbeiten wir Firma, Name, E-Mail-Adresse, auf Wunsch Telefonnummer, Anliegen, Zahl der Benutzer und Ihre Nachricht. Wir erhalten die Anfrage per E-Mail und nutzen die Angaben nur, um sie zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sonst lit. f (Beantwortung Ihrer Anfrage). Die Anfrage löschen wir, wenn sie erledigt ist und keine Aufbewahrungspflichten bestehen. Im Protokoll des Servers stehen Firma, E-Mail-Adresse und IP-Adresse für 7 Tage.

7. Vermittlungsdienst (Relay)

Das Relay leitet Anfragen zwischen KI-Assistent und Connector weiter. Inhalte, also Daten aus der Sage 100, speichert es nicht. Es protokolliert Metadaten: Zeitpunkt, Kennung des Unternehmens, aufgerufener Pfad, Statuscode, Dauer und IP-Adresse. Zweck sind Betrieb, Fehlersuche und die Abwehr von Missbrauch. Die Protokolle werden nach 7 Tagen gelöscht.

Bei der Anmeldung eines KI-Assistenten geben Benutzer ihre E-Mail-Adresse oder die Kennung ihres Unternehmens ein. Die E-Mail-Adresse vergleichen wir nur als Prüfwert mit den freigegebenen Benutzern (Abschnitt 4) und speichern sie nicht. Die eigentliche Anmeldung (Sage-Benutzer und Kennwort, bei Windows-Benutzern das Windows-Kennwort, sowie der zweite Faktor) prüft der Connector beim Kunden. Das Relay leitet diese Angaben verschlüsselt weiter und speichert sie nicht. Damit der Connector Anfragen mit den Rechten des jeweiligen Benutzers ausführen kann, speichert er das Kennwort verschlüsselt auf dem Server des Kunden; dafür ist der Kunde verantwortlich.

8. Zahlungsabwicklung mit Stripe

Die Zahlungen wickelt Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland, ab. Stripe verarbeitet die Zahlungsdaten (z. B. Karten- oder Kontodaten, Rechnungsanschrift) als eigener Verantwortlicher. Wir erhalten nur die Daten, die für Abrechnung und Buchhaltung nötig sind: Kunden- und Abo-Kennung, Zahlungsstatus, Rechnungsanschrift, USt-IdNr., Rechnungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Stripe.

9. Hosting

Website und Relay laufen auf einem virtuellen Server von Hostinger International Ltd., 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaca, Zypern, in einem Rechenzentrum in Deutschland. Über die Mailserver von Hostinger versenden wir auch die E-Mails der Website (Bestätigung, Seriennummer, Kontaktanfragen). Der Lizenzserver license.appontes.de liegt bei ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, in Deutschland. Mit beiden Anbietern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

10. Zertifikate

Die TLS-Zertifikate stellt Let's Encrypt (Internet Security Research Group, USA) aus. Dabei werden nur Domainnamen übermittelt, keine personenbezogenen Daten von Besuchern.

11. Cookies

Wir setzen nur technisch notwendige Cookies:

• appontes_sitzung: Anmeldung an der Verwaltung, gültig 12 Stunden
• appontes_bestellung: gewähltes Paket zwischen Preisseite und Registrierung, gültig 24 Stunden
• sage100ai_kennung: zuletzt gewählte Kennung des Unternehmens bei der Anmeldung eines KI-Assistenten, gültig 12 Monate

Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Analyse- oder Marketingwerkzeuge setzen wir nicht ein.

12. KI-Assistenten

Die Anbieter der KI-Assistenten (z. B. Anthropic, OpenAI, Microsoft) verarbeiten die Anfragen und Antworten nach ihren eigenen Bedingungen. Der Kunde entscheidet, welchen Assistenten er verbindet und welche Daten er ihm freigibt.

13. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Wenden Sie sich dazu an info@appontes.de. Sie können sich außerdem bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, z. B. beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.

Stand: 25. Oktober 2026